Mnohdy je otázka týkající se firemní dokumentace BOZP a PO velmi podceňována a mnoho firem zaměstnavatelů ani netuší, že jsou při naplnění podmínek podle Zákoníku práce a zákona o požární ochraně povinni zpracovat, vést a pravidelně aktualizovat dokumentaci BOZP, která slouží k zajištění bezpečnosti práce a požární ochrany v podniku. Podrobný přehled dokumentace požadované právními předpisy, ktará musí být vedená v organizaci v oblasti BOZP posuzuje osoba odborně způsobilá v prevenci rizik. Proto by měl každý podnikatel před zahájením své podnikatelské činnosti a stanovení business plánu pozvat odbornou firmu na BOZP a technika BOZP k posouzení stavu a záměru své podnikatelské činnosti a hlavně své provozované činnosti na kterou se pak stanovuje potřebná dokumentace BOZP.

Podnikatel si tak může ušetřit starosti později v průběhu jeho podnikání v případě návštěvy kontrolních orgánů z oblasti, např. Inspekce práce, ochrany veřejného zdraví Krajská hygienická stanice atd.

Dokumentace BOZP v oblasti organizace a řízení:

  • Směrnice k zajištění BOZP – řídící dokument (ZP § 103)
    • Podniková politika BOZP a její realizace – zásadní záměry, kterých je nutno dosáhnout v BOZP
    • Podnikové bezpečnostní předpisy, provozní pravidla, pracovní postupy
    • Záznamy bezpečnostních prověrek
  • Pracovní a organizační řád – určuje také povinnosti v oblasti BOZP, strukturu řízení a odpovědností
  • Kolektivní smlouva – stanoví některé další povinnosti zaměstnavatele na ochranu zaměstnanců při práci
  • Předepsaná oprávnění na vykonávanou činnost:
    • Dohody o spolupráci na společných pracovištích
    • Dohody o provozních pronájmech prostorů
  • Havarijní plány
  • Záznamy kontrol a mimořádných událostí BOZP (Kniha BOZP) (ZP § 102)
  • Záznam z prověrek BOZP (ZP § 108)
  • Zápisy z kontrol, rozhodnutí a stanoviska:
    • orgánů Inspekce práce (Oblastní inspektorát práce, Státní úřad inspekce práce)
    • orgánů veřejného zdraví (Krajské hygienické stanice, Ministerstvo zdravotnictví)
    • kontrolních orgánů Požární ochrany a správních úřadů týkající se PO při provozovaných činnostech.
  • Pracovní smlouvy a pracovní náplně zaměstnanců a vedoucích zaměstnanců
  • Doklady o odborné způsobilosti pracovníků obsluhy všech technických zařízení používaných v podniku
  • Záznamy o zdravotní způsobilosti zaměstnanců
    • Potvrzení o zdravotní způsobilosti k práci (ZP §103)
    • Nároky na odbornou způsobilost profesí a přehled lhůt preventivních lékařských prohlídek (ZP  § 10 z. č. 309/2006 Sb.)
  • Záznamy o seznámení (proškolení) zaměstnanců externích firem s bezpečnostními předpisy (ZP § 101)
  • Dokumentace o školení zaměstnanců (ZP §103,  odst. 3)
    • Tématický plán a časový rozvrh vstupní školení zaměstnanců v oblasti BOZP
    • Záznam o provedeném vstupním školení zaměstnanců v oblasti BOZP
    • Tématický plán a časový rozvrh opakovaného školení zaměstnanců v oblasti BOZP (vedoucí zaměstnanci)
    • Záznam o provedeném opakovaném školení v oblasti BOZP (vedoucí zaměstnanci)
    • Tématický plán a časový rozvrh opakovaného školení zaměstnanců v oblasti BOZP (zaměstnanci)
    • Záznam o provedeném opakovaném školení v oblasti BOZP (zaměstnanci)
    • „Osvědčení“ pro nekvalifikované zaměstnace
  • Dokumentace k prevenci rizik v podniku (ZP § 102)
    • Záznamy o analýze a vyhodnocování pracovních rizik a přijatých opatření (průběžné informace)
    • Doklady o posouzení ohrožení při práci a přijatých opatřeních
  • Kategorizace prací (zákon č. 258/2000 Sb., § 37)
    • Návrh na kategorizaci prací  (2. – 4 kategorie)
    • Doklady o rizikových pracovištích
  • Doklady o přidělování OOPP
    • Seznam osobních ochranných pracovních prostředků
    • Rozbor rizik pro poskytování OOPP podle profesí a činností (ZP § 102; NV č.495/2001 Sb.; NV č. 21/2003 Sb.) a nároky zaměstnanců na OOPP podle profesí (ZP § 104; NV 495/2001Sb.)
    • Směrnice o poskytování mycích, čistících a dezinfekčních prostředků
  • Pracovní úrazy
    • Záznam o úrazu (NV 494/2001 Sb.)
    • Kniha evidovaných úrazů (ZP § 105)
    • Kniha úrazů (ZP  § 105)
    • Postup při vzniku PÚ (jednací řád komise pro odškodnění pracovníků) – organizační předpis (ZP  § 105)
  • Dokumentace k nemocím z povolání
  • Traumatologický plán + dokumentace o vybavení lékárniček
    • Traumatologický plán (ZP § 102 odst.6)
    • Vybavení lékárniček první pomoci na pracovištích a ve služebních vozidlech aj.
  • Průvodní dokumentace ke strojům a zařízením
    • Návody k použití/obsluze stroje/zařízení
    • Technická dokumentace, pasporty strojů a technických zařízení a předepsané atesty jednotlivých částí
    • Návod pro výrobce pro montáž, manipulaci, opravy, údržbu
    • Pokyny pro případnou výměnu nebo změnu částí zařízení
    • Harmonogramy výchozích a následných pravidelných kontrol a revizí u zařízení
    • Plán údržby, doklady o provádění údržby
  • Provozní dokumentace, provozní deníky, záznamy
  • Doklady o uvedení zařízení do provozu
  • Revizní knihy, doklady o provádění předepsaných prohlídek, zkoušek a revizí
  • Jmenování osob zodpovědných za provoz technických zařízení
  • Doklady o provozu motorových vozidel a motorových vozíků
  • Dokumentace nářadí, strojů a technických zařízení.

V případě, že podnikatel nevede potřebnou dokumentaci a neprovádí 1 ročně aktualizace dokumentace BOZP vystavuje se postihu a sankcí ze strany státních kontrolních úřadů jako je Inspektorát práce, Krajská hygienická stanice, atd. V případě pracovního úrazu či smrtelného pracovního úrazu se majitel firmy, statutární orgán vystavuje i trestnému stíhání za ublížení na zdraví z nedbalosti z důvodu nevedení dokumentace BOZP.